Voici la méthode et les points essentiels qui doivent figurer dans votre cahier des charges :
1 – Découper l’établissement en zones
Il faut dans un premier temps, diviser les locaux en zones, suivant les contraintes liées au personnel, aux équipements, à la fréquentation, ou à la destination finale. En effet, la prestation de ménage sera différente pour une salle de réunion, une cafétéria ou un local informatique.
2 – Regrouper les zones qui bénéficieront d’un traitement identique
L’établissement d’une typologie claire des lieux Il faudra mentionner auprès de la société de nettoyage les zones pour lesquelles un soin particulier doit être apporté, comme par exemple les espaces qui accueillent du public ou les bureaux des dirigeants.
3 – Lister les prestations souhaitées
Pour éviter toute ambiguïté , il est conseillé de déterminer toutes les prestations de nettoyage et les interventions complémentaires qui devront être effectuées par la société de nettoyage : aération des locaux, essuyage humide des postes téléphoniques, aspiration des sols, lessivage des sols carrelés, lavage de la petite vaisselle…
Attention, pour tout ce qui est vitrerie intérieure, il convient de communiquer à la société de nettoyage la superficie totale des surfaces vitrées à nettoyer. Dans le cas contraire, elle est relevée par le prestataire, au risque d’être erronée. Dans le cas d’un immeuble partagé, le nettoyage de la vitrerie extérieure est en principe gérée par le syndic de l’immeuble et comprise dans les charges.
4 – Indiquer la fréquence des prestations de nettoyage
Quotidienne, hebdomadaire, bi-mensuelle … Selon le niveau de propreté exigé, il est nécessaire d’informer la société de nettoyage de chaque prestation et sa fréquence d’application.
5 – Choisir d’être approvisionné ou non en fournitures sanitaires par la société de nettoyage
Dans le cas ou la société de nettoyage vous fournit les produits ménagers (savon liquide, papier hygiénique, etc), il faut déterminer le nombre total de sanitaires hommes et femmes, le nombre d’urinoirs et la répartition des effectifs hommes-femmes.
Rédiger un cahier des charges permet d’évaluer ses besoins et de distinguer les meilleures offres et devis proposés par les sociétés de nettoyage.